Het verdelen van taken in groepen is een effectieve productiviteitsstrategie die berust op het gezamenlijk organiseren van vergelijkbare activiteiten om ze sneller en efficiënter te laten uitvoeren. Deze methode maakt tijdmanagement niet alleen eenvoudiger, maar helpt ook de focus te verbeteren en het wisselen van taken te verminderen, waardoor mentale vermoeidheid wordt verminderd. Onder bepaalde omstandigheden is dit echter niet altijd de beste optie, vooral wanneer taken flexibiliteit of onmiddellijke verwerking vereisen. In dit artikel deel ik mijn persoonlijke ervaringen met deze strategie, wanneer deze effectief was en wanneer ik problemen had met de toepassing ervan.
Snelle links
Wat is het verdelen van taken in groepen?
Task chunking is een tijdmanagementtechniek waarbij soortgelijke taken worden gegroepeerd en in bepaalde tijdsblokken worden gepland, in plaats van ze op willekeurige tijdstippen gedurende de dag aan te pakken. Het is het beste voor repetitieve activiteiten met een duidelijk gedefinieerd proces.
Hoewel batchverwerking zijn oorsprong vindt in de productie en het vroege computergebruik, heeft het recentelijk zijn toepassing gevonden in tijdmanagement en productiviteit. Het is gebaseerd op het concept dat het gemakkelijker is om door te gaan met een taak als je er eenmaal mee begonnen bent, en dat het wisselen van taak of het omgaan met onderbrekingen 'overstapkosten' met zich mee kan brengen, die kunnen leiden tot een daling van de productiviteit met wel 40% als deze zich opstapelt. , volgens American Psychological Association.
Het verdelen van taken in groepen is vergelijkbaar met: Tijdverdeling/tijdsblokken, waarbij u uw werktijd verdeelt in vaste tijdsperioden waarin kleine stukjes activiteit zijn gepland. In tegenstelling tot time-slicing richt taak-slicing zich echter op het groeperen van soortgelijke taken in doorlopende sessies.
De lengte van deze sessies is nog steeds belangrijk, maar speelt een minder belangrijke rol dan de tijdsverdeling. De taakverdeling is flexibeler en kan geschikter zijn voor personen die in hun eigen tijd werken.
Taaksegmentatie- en tijdsegmentatietechnieken kunnen in de praktijk op dezelfde manier werken als u een zeer gestroomlijnde workflow heeft.
ملاحظة: Door taken in groepen op te delen als productiviteitstechniek, kunt u meer gedaan krijgen met minder mentale stress. Het elimineert tijdverspilling door veelvuldig wisselen tussen werkzaamheden. Het helpt je ook om in een staat van flow te komen, omdat je je lange tijd op één taak concentreert.
Het verdelen van taken is eenvoudig te implementeren. Omdat er geen unieke functies voor nodig zijn, kunnen apps waarmee je je dag in stukken kunt verdelen je ook helpen Taakverdeling. Als je de voorkeur geeft aan een low-tech aanpak, werkt een fysiek dagboek ook uitstekend.
Hoe het verdelen van taken mij helpt te concentreren en productief te zijn
Ik heb de afgelopen maanden langzaam het splitsen van taken in mijn workflow geïntroduceerd, en het was een lonende ervaring. Ik voel me daardoor minder angstig en minder moe, en ik zal nooit meer elke minuut van mijn werkdag plannen.
Er zijn twee belangrijke manieren om taaksegmentering te gebruiken: traditionele taaksegmentering, waarbij taken worden gegroepeerd in blokken van een uur van één dag, en dagelijkse taaksegmentering, waarbij hele dagen van de week aan specifieke soorten taken worden toegewezen.
Traditionele taakverdeling komt meer overeen met het typische werkschema van een individu, waarbij verschillende taken vóór het einde van de dag moeten zijn voltooid. Aan de andere kant is het opsplitsen van dagelijkse taken moeilijk te integreren in een traditionele werkomgeving en werkt het het beste voor freelancers of senior executives die zich meer bezighouden met het grote geheel dan met het actieve dagelijkse management van het bedrijf.
Persoonlijk past de traditionele taakverdeling beter bij mijn workflow dan de dagelijkse taakverdeling.
Bij het formuleren van een plan voor de dag begin ik met het opsommen van alle taken die ik moet uitvoeren. gebruik Microsoft te doen (Multi-platform en werkt offline) Maar er zijn er veel Andere geweldige opties voor taakbeheer.
In deze fase van het plan is timing minder belangrijk dan de activiteit zelf. Zodra ik een takenlijst heb, kan ik taken identificeren die een soortgelijk proces met zich meebrengen en deze in blokken groeperen. Een blok hier is een verzameling taken die ik binnen een tijdsbestek moet uitvoeren.
Ik gebruik Google Agenda om deze blokken te maken, ze te taggen en ze in te plannen als live evenementen in mijn agenda. Ik kan maximaal vijf blokken op één dag hebben, samen met kleinere taken die in geen enkel blok passen.
Advies: Het tijdsbestek moet worden opgegeven bij het plannen van uw dag, maar het kan in de praktijk zo specifiek of flexibel zijn als u wilt.
Als schrijver zou ik bijvoorbeeld alle taken selecteren die met schrijven te maken hebben en deze in één schrijfblok plaatsen. Tijdens dat blok doe ik niets anders dan schrijven. Afhankelijk van de tijdsduur neem ik misschien een of twee pauzes, maar ik ga altijd weer verder met schrijven.
Er zijn enkele principes waarmee u rekening moet houden wanneer u taakverdeling in uw werkschema gebruikt:
- Geen onderbrekingen: Het is erg belangrijk om onderbrekingen gedurende een bepaalde periode te voorkomen, of het nu gaat om een andere taak op uw planning of een ongeplande activiteit. Als er iets gebeurt terwijl u zich binnen een bepaalde periode bevindt, is het misschien beter om een aantekening te maken om het later te doen, in plaats van de huidige taak op te geven.
- Neem pauzes tussen activiteiten: Na een lange periode van activiteit moet u een evenredige pauze nemen. De traditionele Pomodoro-techniek is niet geschikt om taken in groepen te verdelen, maar je kunt deze wel aanpassen door langere sessies te doen, bijvoorbeeld een periode van 90 minuten gevolgd door een rustperiode van 20 minuten.
- Organiseren op basis van prioriteiten: Niet alle urgente taken zijn belangrijk en niet alle belangrijke taken zijn urgent. Het is belangrijk om prioriteiten te stellen, zelfs als u in groepen werkt. Begrijpen wat er moet gebeuren is het belangrijkste onderdeel van de planning.
Wanneer is het verdelen van taken in groepen niet gepast?
Het verdelen van taken in groepen is niet voor elke situatie geschikt. Het is een techniek die het meest effectief is in omgevingen waar focus en aandacht prioriteit krijgen, en is dus niet ideaal in omgevingen waar urgente problemen onmiddellijke aandacht vereisen, zoals klantenservice of noodhulp.
Bovendien werkt het batchen van taken mogelijk niet goed voor zeer tijdgevoelige taken, omdat hierbij prioriteit wordt gegeven aan het proces boven de uitkomst. Voor taken die snelle resultaten vereisen, zoals het schrijven en onderzoeken van een artikel, kan het groeperen van taken u vertragen.
Ten slotte kan het bij het werken in teamverband moeilijk zijn om taken te groeperen, omdat het moeilijk is om planningen en prioriteiten binnen een strikt systeem te coördineren.
Advies: Lange uren verzamelen van taken kunnen bijdragen aan cognitieve vermoeidheid en zelfs burn-out. Het is erg belangrijk om pauzes te nemen tussen de blokken en je grenzen te kennen.
Hoewel het groeperen van taken niet voor elke workflow geschikt is, is het een geweldige tijdmanagementtechniek die de productiviteit dramatisch kan verhogen en, als je het op de juiste manier gebruikt, je een goed gevoel geeft over wat je aan het eind van de dag hebt bereikt. Je kunt nu bekijken AI-tools die inhoudschrijvers kunnen gebruiken om hun workflow te verbeteren.
